Assistenz (m/w/d) des Hauptgeschäftsführers & der Präsidentin

In dieser Position übernehmen Sie gemeinsam mit einer weiteren Assistentin die Organisation und Koordination des Büroalltags und tragen maßgeblich dazu bei, einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Sie arbeiten eng mit den relevanten Schnittstellen im Haus zusammen und unterstützen dabei, Abläufe effizient und strukturiert zu gestalten.

• Übernahme klassischer Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für den Hauptgeschäftsführer und die Präsidentin, insbesondere Termin- und Kalendermanagement sowie Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Organisation und Betreuung von Sitzungen, Gremien und Veranstaltungen, insbesondere das Präsidium und die Vollversammlung
• Postfach- und Korrespondenzmanagement sowie strukturierte Weiterleitung eingehender Informationen
• Fristenüberwachung und zuverlässiges Nachhalten von Zulieferungen
• Erstellung und Gestaltung von Präsentationsunterlagen
• Pflege und Aktualisierung von im Verantwortungsbereich liegenden Inhalten auf der Website
• Betreuung der Auszubildenden während ihrer Einsatzzeit im Büro

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich professionelle Büroorganisation oder Assistenz
• Einschlägige Berufserfahrung in der Büroassistenz
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, um in jeder Situation den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres, souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Persönliches Engagement und Kundenorientierung auf allen Ebenen
• Teamplayer oder Teamplayerin aus Leidenschaft
• Sicherheit in der schriftlichen und mündlichen Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Routinierter Umgang mit den Anwendungen von Microsoft 365

• Fachliche Vielfalt: Ein spannender Aufgabenbereich mit Raum für eigenverantwortliches Arbeiten.
• Motiviertes Team: Teilhabe an einer der wichtigsten Institutionen der Region.
• Karriere: Weiterbildungsmöglichkeiten für Ihre persönliche Entwicklung
• Zukunftssicherung: Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsmanagement
• Mobilitätsvorteil: Vergünstigtes Deutschlandticket und Fahrrad-Leasing
• Weitere Informationen zu unseren Zusatzleistungen finden Sie auf unserer Website.

Klingt spannend?

Dann werden Sie Teil unseres Assistenz-Teams und unterstützen Sie unser Leitungsbüro mit Kompetenz, Organisationsstärke und Leidenschaft. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen über unsere Karriereseite.

IHK Köln – Starke Wirtschaft. Starke Region!

Interessiert, aber noch Fragen?

Melden Sie sich gerne jederzeit bei uns - wir freuen uns auf den Austausch! Felicia Graber | Personalmanagement und Ausbildung | 0221 1640 2050 | felicia.graber@koeln.ihk.de